NOT A HOTELで使っているチームミーティングのNotionテンプレートを公開しました！
なぜ公開したのか
チームの生産性向上に欠かせないミーティングの質を上げるために、私たちNOT A HOTELのコーポレートITチームで実際に活用している効果的なミーティングテンプレートを公開することにしました。
日々のチームコミュニケーションやプロジェクト進行において、効率的なミーティング運営は非常に重要です。特に、アジェンダの準備や議事録の作成に費やす時間を最小限に抑えながら、最大の効果を得られる仕組みづくりが必要だと考えています。
チームのミーティングについて
コーポレートITチームでは、主に以下の2種類のミーティングを運用しています：
- Daily Meeting
- スプリントゴールの進捗確認と課題の洗い出し
- 日々のタスク確認
- 共有事項（業務、コーポレートからの依頼、SaaSの新機能など）
- 次期バックログのリファインメント
- Weekly Meeting
- 経営陣とのチーム状況の同期
- 決裁事項の確認
- 重要案件の相談と会社としての合意形成
それぞれのMeetingのアジェンダ・テンプレートを運用しているので、次のテンプレートをコピーして、そのまま使っていただけるようになっています。
こんな感じで過去の議事録にすぐアクセスできるようにしています。
テンプレートをコピーして使ってください。
利用方法
- 右上の ボタンをクリックしてご自身のNotionにコピーしてください。
- Notionデータベース以外の説明部分は内容を理解したら削除してください。
- 使ってみての感想 / 質問があれば、 @kajinari / X でフィードバックいただければ幸いです。
３つのテンプレート
- Daily Meeting : 毎日の朝会を想定して作られたアジェンダ・テンプレートです。
- Weekly Meeting：ステークホルダーとの週次定例ミーティング用のアジェンダ・テンプレートです。
- Other Meeting：チーム外の関係者とのミーティング用のアジェンダ・テンプレートです。
自動化について
スクリーンショット
- Daily meeting は、
- 毎日、夕方に翌日分のDaily Meeting用アジェンダが作成されるように設定されています。
- 金曜日は3日後の月曜日分が作られるようにしています。
- ページ名、実行時間などを修正してご利用ください。
- Weekly Meetingは、
- 毎週火曜日に翌週分のWeekly Meeting用アジェンダが作成されるように設定されています。
- ページ名、実行曜日、時間などを修正してご利用ください。
- 作成後、Slackなどに通知するのが良いと思います。
どのように活用してほしいか
このテンプレートの特徴は、Daily MeetingとWeekly Meetingの自動化された運用にあります。以下のような効果が期待できます：
- 毎日の振り返りと計画がスムーズに：
- 夕方に自動で翌日のDaily Meetingアジェンダが作成され、その日の成果や翌日の課題を記録できます
- チームメンバー全員が事前に内容を確認でき、効率的な朝会が実現します
- 週次での進捗管理が容易に：
- Weekly Meeting用のアジェンダが自動生成され、重要な議題を見逃しません
- ステークホルダーとの定例会議も準備が楽になります
このテンプレートはカスタマイズ可能で、各チームの特性や必要性に応じて柔軟に調整できます。特に以下のような活用方法をお勧めします：
- チーム内の情報共有の効率化
- 重要な決定事項の記録と追跡
- タスクの進捗状況の可視化
皆様のチームでこのテンプレートを活用していただき、より効率的で生産的なミーティング文化を築いていただければ幸いです。ご質問やフィードバックもお待ちしています！